Zaproszenie do składania ofert

Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Zielonej Górze, Wydział Koordynacji Ekonomii Społecznej w związku z realizowanym projektem „Efekt Synergii – koordynacja lubuskiej ekonomii społecznej” współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu  Operacyjnego Lubuskie 2020 zaprasza do składania ofert na zadanie pn.: 

1. utworzenie regionalnego portalu ekonomii społecznej,
2. utrzymanie utworzonego regionalnego portalu ekonomii społecznej na serwerze Wykonawcy.

1. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiot zamówienia  składa się z dwóch części:

1)  utworzenia regionalnego portalu ekonomii społecznej na który złoży się :

 -  przygotowanie projektu graficznego responsywnego;

-  stworzenie portalu internetowego opartego o system zarządzania treścią (cms);

-  publikacja w sieci - instalacja na serwerze Wykonawcy pod docelową domeną wskazaną przez Zamawiającego a zakupioną przez Wykonawcę;

-  przeprowadzenie trzygodzinnego spotkania instruktażowego, dla pracowników Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Zielonej Górze, Wydziału Koordynacji Ekonomii Społecznej w zakresie administrowania platformą;

-  udzielenie 36-miesięcznej gwarancji obejmującej nieodpłatne usuwanie awarii związanych z realizacją przedmiotu zamówienia;

2)  utrzymania utworzonego regionalnego portalu ekonomii społecznej na serwerze Wykonawcy w tym:

  -  hosting portalu –  dostępność 99% czasu, kopia zapasowa minimum raz w tygodniu;

-  pomoc techniczna w zakresie dokonywania drobnych modyfikacji i poprawek - 4 godz./rok;

-  administrowanie portalu/strony – aktualizacja i modyfikacja portalu – min. 3 godz./miesiąc.

Szczegółowy opis przedmiotu umowy znajduje się w załączniku nr 1 do  projektu umowy będący jego integralną częścią.

2.  Wymagany termin realizacji przedmiotu zamówienia:

1)  utworzenie regionalnego portalu ekonomii społecznej - 65 dni od daty podpisania umowy,

2)  utrzymanie utworzonego regionalnego portalu ekonomii społecznej na serwerze Wykonawcy – od dnia uruchomienia portalu do  31 grudnia 2016r.

3.  Wymagania niezbędne wobec Wykonawcy:

  1) posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia oraz dysponowanie potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia. Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunek w tym zakresie jeżeli wykaże, że dysponuje odpowiednim zespołem posiadającym min. 3 os. (koordynator projektu, grafik, developer, który posiada):

minimum 3 lata doświadczenia ciągłego w tworzeniu stron i portali – załącznik nr 2 (linki do stron),

2) doświadczenie w tworzeniu portali/ stron (linki do stron) – Wykonawca wykaże na przestrzeni ostatnich trzech lat co najmniej cztery realizacje na kwotę minimum 35 tys. zł brutto każde – załącznik nr 3

3) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia – Wykonawca na etapie oferty przedstawi oświadczenie (wg. własnego wzoru)

4) minimum 3 letnie ciągłe  doświadczenie w utrzymaniu i administracji serwerów/portali na własnym serwerze (Wykonawcy) – potencjalny Wykonawca wykaże co najmniej czterech odbiorców na przestrzeni ostatnich trzech lat, którzy korzystali z usług na utrzymanie i administrację portali/serwisów/stron internetowych (linki do stron) -  załącznik nr 4.

Na etapie wyłonienia Wykonawcy, Zamawiający może zażądać od Oferenta przedstawienia dokumentów potwierdzających spełnienie ww. wymagań.

4.  Przy wyborze oferty do realizacji, Zamawiający będzie kierował się kryterium:

W odniesieniu do Wykonawców, którzy spełnili postawione warunki, Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie poniższych kryteriów. Niespełnienie wymagań niezbędnych (pkt 3) oraz warunków formalnych (pkt 5) przez Oferenta dyskwalifikuje ofertę.

W celu wyłonienia Wykonawcy, Zamawiający dokona oceny ofert w następujący sposób:

I część - ocena przez Zamawiającego złożonych ofert na utworzenie regionalnego portalu ekonomii społecznej   wg. poniższych kryteriów:

1) cena brutto – max 30%

2) doświadczenie Wykonawcy w zakresie projektowania portali/serwisów/stron – Oferent dołączy 4 prezentacje projektów graficznych wcześniej utworzonych portali/serwisów/stron (w wersji papierowej lub na CD) – max 40%

Za każdy projekt można uzyskać max. 10 %.

Dokonując oceny projektów, Zamawiający będzie brał pod uwagę: atrakcyjność projektów graficznych. Zamawiający będzie przyznawał punkty w skali od 0 do 10 za każdy projekt, na podstawie oceny projektu graficznego załączonego do oferty, przy czym więcej punktów otrzymają prace atrakcyjne wizualnie i wykonane z zastosowaniem technik reklamowych wpływających na zauważalność i sprzyjających zapamiętaniu, zawierające elementy przyciągające uwagę odbiorców.

Mniej punktów otrzymają projekty, które będą mało zauważalne, nieczytelne.

3) dodatkowe rozwiązania które nie zostały ujęte przez Zamawiającego a zostaną zaprezentowane przez Wykonawcę – 30%.

Za każde dodatkowe rozwiązanie, przy spełnieniu kryterium: przydatne/ciekawe/funkcjonalne. Wykonawca przyzna 5 pkt. Przykładowe rozwiązania dla użytkowników portalu to np. forum, czat.

Podczas oceny ofert zostanie zastosowana metoda porównywania złożonych ofert.

II część: ocena przez Zamawiającego złożonych ofert na utrzymanie utworzonego regionalnego portalu ekonomii społecznej na serwerze Wykonawcy wg. poniższych kryteriów:

1) cena brutto – max 50%

2) doświadczenie Wykonawcy w utrzymaniu i administrowaniu portali/serwisów/stron internetowych –

 max.50%

Wykonawca wykaże minimum 3 letnie ciągłe  doświadczenie w utrzymaniu i administracji serwerów/portali na własnym serwerze (Wykonawcy) – potencjalny Wykonawca wykaże co najmniej czterech odbiorców na przestrzeni ostatnich trzech lat, którzy korzystali z usług na utrzymanie i administrację portali/serwisów/stron internetowych (linki do stron) - załącznik nr 4.

Za każdą wykazaną usługę Wykonawca otrzyma 10%.

III część:  Zamawiający wybierze ofertę, która uzyska największą końcową punktację oferty wg. poniższego wzoru:

S = suma przyznanych punktów / % z I części postępowania x 80% + suma przyznanych punktów / % z II części postępowania x 20%

gdzie S – łączna punktacja oferty

Zamawiający zastrzega sobie prawo do zaproszenia na rozmowę co najmniej dwóch potencjalnych Wykonawców, którzy złożyli najkorzystniejsze oferty do siedziby Zamawiającego, celem omówienia, doprecyzowania przedmiotu zamówienia.

5.  Wykonawca składając ofertę zobowiązany jest złożyć następujące dokumenty:

1) formularz oferty wg załączonego wzoru

2) zaparafowany projekt umowy

3) projekty graficzne o których mowa w pkt. 4

4) wykaz kadry/doświadczenie, która zaangażowana będzie do realizacji przedmiotu zamówienia – załącznik nr 2,

5) doświadczenie Wykonawcy w tworzeniu portali/ serwisów/ stron - załącznik nr 3 - na etapie wyboru Wykonawcy, Zamawiający może zażądać przedstawienia dokumentów/protokołów/zaświadczeń potwierdzających doświadczenie Wykonawcy,

6) doświadczenie Wykonawcy w utrzymaniu i administrowaniu portali/ serwisów/ stron – załącznik nr 4;

7) harmonogram prac w oparciu o termin realizacji przedstawiony w projekcie umowy – na własnym wzorze,

8) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej,

9) oświadczenie o posiadaniu zasobów ludzkich, technicznych i finansowych niezbędnych do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia – na własnym wzorze,

10) oświadczenie o prawdziwości danych zawartych w złożonej ofercie – na własnym wzorze.

6.  Opis sposobu obliczenia ceny w składanej ofercie:

Cena  powinna zawierać:

1) wartość dostawy*/usługi*/roboty budowlanej* określoną w  oparciu o przedmiot zamówienia,

2) obowiązujący podatek od towarów i usług (VAT),

3) cena podana przez wykonawcę za świadczoną usługę, dostawę, robotę budowlaną* jest obowiązująca przez okres ważności  umowy * i nie będzie podlegała waloryzacji w okresie jej trwania.

7.  Zamawiający wybierze ofertę z najniższą ceną, która uzyska największą liczbę punktów/% oraz spełniającą wymagane warunki Zamawiającego (jeśli  będą określone w zaproszeniu)*.

  8.  Opis sposobu przygotowania oferty:

  1) Należy ją złożyć w nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.

2) Na kopercie należy umieścić nazwę i adres wykonawcy oraz zamawiającego  tj.

Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Zielonej Górze, Al. Niepodległości 36, 65-042 Zielona Góra, oraz nazwę i adres Wykonawcy.

oferta na zadanie pn.: utworzenie oraz utrzymanie regionalnego portalu ekonomii społecznej,

lub

na adres: sekretariat@rops.lubuskie.pl

w treści przesłanej wiadomości w tytule wpisać : oferta na zadanie pn .: utworzenie oraz utrzymanie regionalnego portalu ekonomii społecznej.

dodatkowo:

wiadomości nadać status: wysoka ważność oraz zażądać potwierdzenia dostarczenia wiadomości.

3) Cena podana w złożonej ofercie ma być podana cyfrowo i słownie. Oferta cenowa winna być sporządzona wyłącznie w języku polskim i musi obejmować całość zamówienia. Formularz należy wypełnić czytelną i trwałą techniką.

9.  Miejsce i termin złożenia oferty :

1) Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 07.04.2016r., w siedzibie zamawiającego, tj. Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Zielonej Górze, Al. Niepodległości 36, 65-042 Zielona Góra

lub e - mail: sekretariat@rops.lubuskie.pl

2) Oferta otrzymana po terminie podanym powyżej nie będzie rozpatrywana.

10. Miejsce i termin otwarcia oferty (jeśli dotyczy) - nie dotyczy.

  11.  Osobami uprawnionymi do kontaktów z wykonawcami są :

Agnieszka Krzaczkowska, główny specjalista, Wydział Koordynacji Ekonomii Społecznej, tel. 68 323 19 26. Wszelkie pytania dotyczące zapytania ofertowego proszę kierować wyłącznie e mailem na adres: a.krzaczkowska@rops.lubuskie.pl

12.  Informacje dotyczące zawierania umowy.

Umowa musi uwzględniać wszystkie aspekty  złożonej propozycji cenowej.*

13. Zamawiający informuje, iż podpisanie umowy na realizację usługi z wybranym Wykonawcą nastąpi nie później niż 30 dni od dnia podpisania Decyzji o dofinansowaniu projektu „Efekt Synergii – koordynacja lubuskiej ekonomii społecznej”.

14. Zamawiający może unieważnić zamówienie publiczne bez podania przyczyny.